! SEÑOR PROVEEDOR TENGA EN CUENTA !
Las entregas de suministros, reactivos y/o servicio, se realizarán en:
Para Suministros:
- Lugar de Entrega: Universidad Libre – Sede Principal. Km. 7 Vía Antigua Puerto Colombia
- Oficina: Almacén Central – Primer Piso - Bloque Administrativo
- Horario de Atención: Lunes a Viernes de 8:00 a.m. – 11:30 a.m. y de 1:00 p.m. a 4:30 p.m.
Para Reactivos:
- Lugar de Entrega: Universidad Libre – Sede Principal. Km. 7 Vía Antigua Puerto Colombia
- Oficina: Central de Reactivos – Primer Piso - Bloque Administrativo
- Horario de Atención: Lunes a Jueves de 8:00 a.m. – 11:30 a.m. y de 1:00 p.m. a 4:30 p.m.
Viernes de 8:00 a.m. – 11:30 a.m.
Para Servicios:
Los datos del solicitante se encuentran en la Orden de Servicio.
Condiciones para la entrega de pólizas
Las pólizas deben legalizarse dentro de los 3 días siguientes de haber recibido la orden de compra y/o servicio.
Las pólizas deben estar debidamente legalizadas antes del inicio del servicio y de la entrega de los suministros.
Para efectos del pago de las órdenes de compra, servicio y contratos usted debe:
Entregar en la Oficina de Sindicatura de la Universidad Libre Sede Principal (Km. 7 Vía Antigua Puerto Colombia) del 1 al 20 de cada mes, en el horario de Lunes a Viernes de 8:00 a.m. a 12:00 m.
CONTRATO DE PROVEEDORES
- Copia de contrato de bienes, suministros y servicios.
- Copia de cláusula adicional vigente (si aplica).
- Copia del Acta de Inicio y/o Finalización (si aplica).
- Rut y certificación bancaria (única vez).
- Pólizas de seguro que cumplan con porcentajes y vigencias, con su respectivo comprobante de pago (si aplica).
- Acta de recibido con la versión actualizada, debe indicar conceptos y cantidades recibidas a satisfacción, debidamente diligenciada, sin tachones ni enmendaduras, si hay aclaraciones deben incluirse en el campo de observaciones (debe contener las firmas (pueden ser digitales) del área supervisora que se mencione en el contrato y vistos buenos requeridos según el servicio (no es obligatorio la firma del proveedor).
- Factura original o copia según todos los requisitos de ley (según articulo 617 estatuto tributario y regulación de facturación electrónica).
- Entrada de Almacén (si aplica).
- Seguridad social del periodo pactado (si aplica).
- Informes o actas de interventoría (si aplica).
PAGOS POR ÓRDENES DE COMPRA O SERVICIOS
- Orden de compra debidamente firmada (puede ser digital) por el Ordenador del gasto.
- Factura original o copia según todos los requisitos de ley (según articulo 617 estatuto tributario y regulación de facturación electrónica).
- Rut y certificación bancaria (única vez).
- Acta de recibido con la versión actualizada, debe indicar conceptos y cantidades recibidas a satisfacción, debidamente diligenciada, sin tachones ni enmendaduras, si hay aclaraciones deben incluirse en el campo de observaciones (debe contener las firmas (pueden ser digitales) del área que se mencione en la Orden de compra y vistos buenos requeridos según el servicio (no es obligatorio la firma del proveedor)).
- Entrada de Almacén (si aplica).
- Pólizas de seguro que cumplan con porcentajes y vigencias, con su respectivo comprobante de pago, acta de aprobación de pólizas (si aplica).
NOTA: Recuerde que la universidad Libre oficina de sindicatura se abstendrá de recibir facturas sin los soportes completos.
FECHAS DE FACTURACIÓN
Señores Proveedores, contratista y demás terceros.
A continuación, se relacionan las fechas límites para radicación de facturas, cuentas de cobro y documentos soporte, para pagos que correspondan a servicios prestados dentro del mes.
Mes |
Día máximo de radicación de documentos en contabilidad para pago a proveedores, contratistas y demás terceros en el año 2024 |
Mayo |
24 de mayo |
Junio |
25 de junio |
Julio |
25 de julio |
Agosto |
23 de agosto |
Septiembre |
25 de septiembre |
Octubre |
25 de octubre |
Noviembre |
25 de noviembre |
Diciembre |
Se informará la fecha a final del mes de octubre la fecha de radicación de facturas para pago en diciembre de 2024. |
RECOMENDACIONES Y ANEXOS
Señor Proveedor, con el propósito de facilitar la inscripción como proveedor de nuestra Institución, nos permitimos precisar lo siguiente:
- El formulario de inscripción de proveedores, el cual se encuentra en la página web de la Universidad, deberá ser diligenciado en su totalidad.
- Si su empresa suministra bienes o servicios clasificados en labores de alto riesgo deberán revisar los anexos donde se estipulan los requisitos que se exigirán al momento del proceso de cotización; en caso de cumplir con los requisitos, deberá diligenciar la carta de compromiso de SST.
- Si su empresa suministra actividades de gestión de residuos, lavado de tanques, control de plagas, limpieza y desinfección, mantenimiento de infraestructura, entre otras, deberá diligenciar la carta de compromiso del Sistema de Gestión Ambiental.
- Las dos certificaciones de sus clientes deben contener el bien o servicio suministrado por ustedes y las cuales no deben tener fecha de expedición superior al último año previo a la inscripción.
- Para la elaboración de la Carta de Inhabilidades, esta deberá realizarse con base en el modelo anexo y se recomienda revisar las causales de inhabilidad las cuales se encuentran también en los anexos.
- El Certificado de Cámara de Comercio NO puede superar los treinta (30) días de expedición.
- Una vez diligenciado el formulario, deberán hacer el envío de la documentación requerida al correo Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.
, cada documento adjunto deberá nombrarse de la siguiente manera:
- RUT.
- Certificación bancaria.
- Cédula RL.
- Cámara de Comercio.
- Certificación 1.
- Certificación 2.
- Carta de inhabilidad.
- Carta de compromiso SST.
- Certificación Gestión Calidad.
- Carta de compromiso Gestión Ambiental.
- Certificación de fabricante exclusivo.
DILIGENCIA EL FORMULARIO
Una vez esté diligenciado el formato con sus anexos y certificaciones, escanearlos y enviarlos al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla. Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.
